التخطيط والتنظيم والإشراف على الأعمال الإدارية للإدارة
1- تنظيم وتنسيق ومتابعة سير العمل بمكتب مدير الإدارة.
2- وضع الخطط والتطورات والمقترحات ومتابعة تنفيذها فيما يخص الإدارة وسبل تطويرها.
3- تلقي المكالمات الهاتفية وإجراء الاتصالات اللازمة مع الجهات الخارجية والداخلية.
4- القيام بعمل مقرر الفرق واللجان وتنظيم الاجتماعات وتحرير المحاضر والقرارات والتعاميم والرسائل اللازمة لها حسب طلب المدير.
5- استقبال الطلبات الواردة من (أقسام الإدارة) والمعتمدة من قبل مدير الإدارة من تصاريح، إجازات، استفسار عن سبب غياب أو تأخير حضور أو إجازة دراسية وإرسالها من خلال الأنظمة الالكترونية المعتمدة في المحكمة إلى الأقسام المختصة والاحتفاظ بنسخ منها في الملف الإلكتروني.
6- الرد على الاستفسارات والملاحظات.
7- توفير المستندات الرسمية التي يطلبها المسؤول المباشر والمحافظة عليها وعرضها من خلال الأنظمة الإلكترونية المعتمدة.
8- تنظيم جدول الإجازات بين مدير الإدارة ورؤساء الأقسام.
9- فتح ملفات في الملف الإلكتروني المشترك للإدارة والأقسام حسب الحاجة وترقيمها أو تسميتها وحفظ محتوياتها في الحاسب الآلي بطريقة ملائمة تسهل عملية الرجوع إليها مع الاحتفاظ بسرية معلوماتها.
10- توفير مستلزمات الإدارة واعتمادها عن طريق (GRP) وتأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الإدارة.
11- متابعة المراسلات والمستندات الرسمية الإلكترونية الواردة والصادرة وأي إجراءات تمت بشأنها في الإدارة.
12- توفير المعلومات والمستندات المطلوبة للمعنيين عند طلبها وحسب توجهات المسئول المباشر.
13- تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الإدارة والحفاظ على المستندات السرية في الملف الإلكتروني المشترك.
14- تحديث صفحة بوابة المعرفة الخاصة للإدارة بالمعلومات والإحصائيات المطلوب إدراجها ونشرها.
15- متابعة الإدارة المختصة لنشر أخبار الإدارة من تنسيق محتوى الخبر وتوفير الإحصائيات المطلوبة.
Qualifications
شهادة الدبلوم في إدارة الأعمال أو الأعمال المكتبية مع خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في نفس مجال العمل.
أو ثانوية عامه مع خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات.
الإبلاغ عن وظيفة
